LES JARDINS COMMUNAUTAIRES DE LONGUEUIL Inc.
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
SIÈGE
Le siège de la corporation est établi en la cité de Longueuil et à tel endroit de ladite cité que le conseil d’administration de la corporation peut, de temps à autre, déterminer.
MEMBRES
1. Catégorie de membres
La corporation comprend une catégorie de membres, à savoir les membres actifs.
2. Membres actifs
Toute personne qui en fait la demande peut devenir membre actif aux conditions suivantes : être citoyen de Longueuil et avoir payé la location annuelle de son lot ou autres frais exigés, au moment fixé par le conseil d’administration.
3. Cartes de membre
Il est loisible au conseil d’administration, aux conditions qu’il peut déterminer, de pourvoir à l’émission de cartes à tous membres actifs en règle.
4. Expulsion
Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements de la corporation ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la corporation. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre écrite, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre. La décision du bureau de direction à cette fin sera finale.
ASSEMBLÉE DES MEMBRES
5. Composition de l’assemblée
L’assemblée des membres est composée des membres actifs de la corporation. Certains observateurs peuvent également être présents lors des assemblées, mais n’ont pas le droit de vote.
6. Assemblée annuelle
L’assemblée annuelle générale des membres de la corporation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année. L’assemblée annuelle est tenue dans les 4 mois suivant la fin de l’année financière de la corporation.
7. Pouvoirs de l’assemblée des membres
L’assemblée des membres a le pouvoir d’élire les administrateurs de la corporation, de recevoir le bilan et les états financiers annuels, de ratifier les règlements généraux de la corporation et leurs amendements et de nommer un vérificateur des comptes de la personne morale, s’il y a lieu.
8. Assemblées spéciales
Les assemblées générales spéciales des membres sont tenues au siège de la corporation, lorsque les circonstances l’exigent. II est loisible au président ou au conseil d’administration de convoquer de telles assemblées. De plus, le secrétaire est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres à la suite d’une demande faite par écrit à cette fin et signée par au moins 10 % des membres actifs en règle. Cela doit se faire dans les huit (8) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée dans le délai stipulé ; celle-ci pourra être convoquée par les signataires mêmes de la demande écrite.
9. Avis de convocation
Toute assemblée des membres est convoquée au moyen d’un avis par lettre, journaux, courriel, ou par avis affiché à l’entrée des jardins et indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée. Au cas d’assemblée spéciale, l’avis mentionne de façon précise les affaires qui y seront traitées.
Le délai de convocation de toute assemblée des membres est d’au moins huit (8) jours sauf dans le cas d’assemblée spéciale alors que ce délai peut n’être que de quarante-huit (48) heures. La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque couvre le défaut d’avis quant à ce membre.
10. Quorum
La présence de 25 membres actifs en règle constitue un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire n’est traitée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée.
11. Vote
À toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle ont droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote, un seul droit de vote par lot. Les votes par procuration ne sont pas valides. À toute assemblée, les voix se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d’au moins cinq (5) membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents.
CONSEIL D’ADMINISTRATION
12. Nombre
Les affaires de la corporation seront administrées par le conseil d’administration composé de sept (7) membres.
13. Éligibilité
Tout membre actif en règle est éligible comme membre du conseil d’administration et peut remplir telles fonctions, à la condition d’avoir payé la cotisation annuelle de son lot et d’être membre de la corporation depuis au moins un (1) an.
14. Durée des fonctions
Tout membre du conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction deux (2) ans. Les membres sont rééligibles.
15. Élection
Trois (3) ou quatre (4) membres du conseil d’administration sont élus chaque année par les membres actifs, au cours de leur assemblée générale annuelle. Le vote se fait à main levée, et au cas d’égalité, le président d’élection a un vote prépondérant.
16. Retrait
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout membre :
- a) qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration,
- b) qui cesse de posséder les qualifications requises.
- c) Un membre sera démis de ses fonctions après deux absences. Le bureau de direction peut juger non valables les raisons données.
17. Vacance
Le conseil d’administration a le pouvoir de combler une vacance ou un poste d’administrateur non comblé lors d’une élection. L’administrateur ainsi désigné termine le mandat de celui qu’il remplace. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, pourvu qu’il y ait quorum.
18. Pouvoir du conseil d’administration
Le conseil d’administration a le pouvoir d’administrer les affaires de corporation, d’élaborer les politiques de fonctionnement, d’embaucher et de congédier du personnel s’il y a lieu, de préparer et d’approuver les prévisions budgétaires de la personne morale, et d’exercer tout autre pouvoir qui lui est confié en vertu de la loi sur les compagnies et des règlements de la corporation.
19. Rémunération
Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services. Par contre, le coût de location du lopin leur est remboursé.
20. Conflits d’intérêts
Les administrateurs de l’organisme doivent éviter de se placer dans une position où leurs intérêts personnels risquent de s’opposer à ceux de l’organisme.
Plus particulièrement, ils doivent :
- Faire passer les intérêts de l’entreprise avant les leurs, ne pas confondre les biens de l’organisme avec les leurs ni utiliser ces biens à leur profit ;
- Ne pas utiliser ou divulguer sans autorisation une information acquise dans le cadre de leurs fonctions ;
- Divulguer tout conflit d’intérêts dans lequel ils pourraient se trouver et s’abstenir de participer aux décisions sur l’objet du conflit d’intérêts, à défaut de quoi ils s’exposent à une responsabilité personnelle ;
- Agir de bonne foi, avec prudence et diligence, selon ce qu’on attendrait d’une personne consciencieuse placée en situation comparable. Les administrateurs doivent faire preuve de jugement et d’indépendance.
Les administrateurs qui manquent à leurs devoirs généraux peuvent non seulement être destitués, mais se voir réclamer des dommages-intérêts et même à engager leur responsabilité personnelle pour les gestes posés au nom de l’entreprise si leur comportement équivaut à outrepasser leurs pouvoirs ou à en abuser. Par contre, s’ils respectent les normes susmentionnées et notamment s’ils agissent avec loyauté et faisant preuve d’un niveau adéquat de prudence, les administrateurs ne sont pas responsables personnellement des décisions prises ni même des erreurs commises de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions.
ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
21. Date des assemblées
Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire.
22. Convocation
Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur demande du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration. Elles sont tenues à tout endroit fixé de temps à autre par le président.
23. Avis de convocation
L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures, mais en cas d’urgence ce délai pourra n’être que de deux (2) heures. Si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.
24. Quorum sur vote
Une majorité des membres en exercice du bureau de direction doit être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque membre du conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.
OFFICIERS – OFFICIÈRES
25. Désignation
Les officiers ou officières de la corporation occupent les postes de la présidence, de la vice-présidence, du secrétariat et de la trésorerie.
26. Élection
Le conseil d’administration doit, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire les officiers ou les officières de la corporation. Les officiers ou officières sont élus parmi les membres du conseil d’administration.
27. Délégation de pouvoirs
En cas d’absence ou d’incapacité de tout officier ou toute officière de la corporation, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de tel officier ou telle officière à tout autre officier ou officière ou à tout membre du conseil d’administration.
28. Président ou Présidente
Le président est l’officier en chef de la corporation. Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa fonction de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.
29. Vice-président ou Vice-présidente
En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions, responsable de la surveillance des comités.
30. Secrétaire
Il assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde des registres des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs.
31. Trésorier ou Trésorière
Il a la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes et des recettes et déboursés de corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose, dans une institution financière déterminée par conseil d’administration, les deniers de la corporation.
32. Vacances
Si les fonctions de l’un des officiers ou officières de la corporation deviennent vacantes, par la suite du décès ou de résignation ou de toute autre cause quelconque, le conseil d’administration, par résolution peut élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier ou officière restera en fonction pour la durée non écoulée du terme de l’officier ou officière ainsi remplacé.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
33. Exercice financier
L’exercice financier de la corporation se termine le 31 décembre de chaque année.
34. Rapport financier
Le rapport financier annuel de la corporation, préparé par le trésorier ou la trésorière, est adopté par le conseil d’administration et déposé ensuite à l’assemblée annuelle des membres.
35. Livres de comptabilité
Ce livre ou ces livres sont tenus au siège social de la corporation et sont ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil d’administration.
36. Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.
37. Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont, au préalable, approuvés par le conseil d’administration, et, sur telle approbation, sont signés par le président/la présidente ou par le vice-président/ la vice-présidente et par le/la secrétaire ou par le trésorier/la trésorière.
38. Modification aux présents règlements
Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la loi sur les compagnies, amender les présents règlements, les abroger ou en adopter de nouveaux. Ces amendements, abrogations ou nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres de la corporation où ils doivent alors être ratifiés pour continuer d’être en vigueur.
39. Liquidation
En cas de liquidation de la personne morale ou de distribution des biens de la personne morale, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.
Adoptés à Longueuil le 22e jour d’avril 1987.
Amendés le 19 avril 1989, le 2 avril 2003, le 7 avril 2008, le 26 mars 2012.
Révisés par Legros-St-Gelais-Charbonneau-Béchar Avocats, le 4 juin 2015. Non adoptés par l’assemblée générale.
Révisés et adoptés le 2 avril 2019.