Réglements généraux (Amendés et adoptés le 16 juin 2015)

LES JARDINS COMMUNAUTAIRES DE LONGUEUILS Inc.

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

 

 

1. SIÈGE

Le siège de la corporation est établi en Ia cité de Longueuil et à tel endroit de ladite cité que le conseil d’administration de la corporation pourra de temps à autre déterminer :

MEMBRES

CATÉGORIE DE MEMBRES

2. La corporation comprend une catégorie de membres, à savoir les membres actifs.

3. MEMBRES ACTIFS

Les membres actifs : toute personne pourra devenir membre actif, sur demande à cette fin et sur acceptation du conseil administration : aux conditions d'être citoyen de Longueuil, de l’agglomération de Longueuil et d'avoir payé la location annuelle de son lopin et autres frais exigés et au moment fixé par le conseil d'administration.

4. CARTES DE MEMBRES

Il sera loisible au conseil d'administration, aux conditions qu'il pourra déterminer, de pourvoir à l’émission de cartes à tous membres actifs en règle. Pour être validés, ces cartes devront porter la signature du président en exercice.

5. EXPULSION

Le conseil d'administration peut suspendre ou expulser tout membre qui enfreint les règlements de la corporation ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la corporation. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l'expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre écrite, l’aviser de la date et de l'heure de l'audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

COMPOSITION DE L’ASSSEMBLÉE

L'assemblée des membres est composée des membres actifs de la corporation. Certains observateurs peuvent également être présents lors des assemblées, mais n'ont pas le droit de vote.

6. ASSEMBLÉE ANNUELLE

L'assemblée annuelle générale des membres de la corporation aura lieu à la date que le conseil d'administration fixera chaque année. L'assemblée annuelle est tenue dans les 4 mois suivant la fin de la fin de l'année financière de la corporation.

6.1 POUVOIRS DE L'ASSEMBLÉE DES MEMBRES

L'assemblée des membres a le pouvoir d'élire les administrateurs de la corporation, de recevoir le bilan et les états financiers annuels, de ratifier les règlements généraux de la corporation et leurs amendements, et de nommer un vérificateur des comptes de la personne morale s’il y a lieu.

7. ASSEMBLÉE SPÉCIALES

Toutes assemblées générales spéciales des membres seront tenues au siège de la corporation et selon que les circonstances l'exigeront. II sera loisible au président ou au conseil d'administration de convoquer telles assemblées. De plus, le ou la secrétaire sera tenu(e) de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins 10 % des membres actifs en règle, et cela dans les huit (8) jours suivants la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

8. AVIS DE CONVOCATION

Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d’un avis par lettre, journaux, courriel, ou par avis affiché à l'entrée des jardins pourvus à cette fin et indiquant la date, l'heure, l'endroit et les buts de l'assemblée. Au cas d'assemblée spéciale, l’avis mentionnera de façon précise les affaires qui y seront transigées.

Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera au moins huit (8) jours sauf dans le cas d’assemblée spéciale alors que ce délai pourra n'être que de quarante-huit (48) heures. Les présences d'un membre actif à une assemblée quelconque couvriront le défaut d'avis quant à ce membre.

9. QUORUM

Vingt-cinq pourcent (25 %) des membres actifs en règle récents constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l'assemblée.

10. VOTE

A toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote, un seul droit de vote par lopin. Les votes par procuration ne sont pas valides. A toute assemblée, les voix se prennent par vote ouvert ou, si tel est le désir d'au moins cinq (5) membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

11. NOMBRE

Les affaires de la corporation seront administrées par le conseil d’administration composé de sept (7) membres.

12. ÉLIGIBILITÉ

Tout membre actif en règle sera éligible comme membre du conseil d'administration et pourra remplir telles fonctions, à la condition d'avoir payé la cotisation annuelle de son lopin et d'être membre de la corporation depuis au moins un (1) an.

13. DURÉE DES FONCTIONS

Tout membre du conseil d'administration entrera en fonction à la clôture de l'assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeurera en fonction deux (2) ans. Les membres sont rééligibles.

 

14. ÉLECTION

Trois (3) ou quatre (4) membres du conseil d'administration sont élus chaque année par les membres actifs, au cours de leur assemblée générale annuelle. Le vote se fera à main levée, et au cas d'égalité, le président d'élection aura un vote prépondérant.

15. RETRAIT

Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout membre :

a) qui offre par écrit sa démission au conseil d'administration

b) qui cesse de posséder les qualifications requises.

VACANCE

Le conseil d'administration a le pouvoir de combler une vacance ou un poste d’administrateur non comblé lors d'une élection. L'administrateur ainsi désigné termine le mandat de celui qu'il remplace. Malgré toute vacance, le conseil d'administration peut continuer d'agir, en autant qu’il y ait quorum.

POUVOIR DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le conseil d'administration a le pouvoir d'administrer les affaires de corporation, d'élaborer les politiques de fonctionnement d'embaucher et de congédier du personnel s’il y a lieu, de préparer et d'approuver les prévisions budgétaires de la personne morale, et d'exercer tout autre pouvoir qui lui est confié en vertu de la loi sur les compagnies et des règlements de la corporation.

16. RÉMUNÉRATION

Les membres du conseil d'administration ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels. Par contre le coût de location de lopin leur sera remboursé.

17. CONFLITS D'INTÉRETS

Les administrateurs de l'organisme doivent éviter de se placer dans une position ou leurs intérêts personnels risquent de s'opposer à ceux de l’organisme.

Faire passer les intérêts de l'entreprise avant les leurs, ne pas confondre les biens de l'organisme avec les leurs ni utiliser ces biens à leur profit ; Ne pas utiliser ou divulguer sans autorisation une information acquise dans le cadre de leurs fonctions ;

Divulguer tout conflit d'intérêt dans lequel ils pourraient se trouver et s'abstenir de participer aux décisions sur l'objet du conflit d’intérêt, à défaut de quoi, ils s'exposent à une responsabilité personnelle ;

Agir de bonne foi, avec prudence et diligence, selon ce qu’on attendrait d'une personne consciencieuse placée en situation comparable. Les administrateurs doivent faire preuve de jugement et d'indépendance.

Les administrateurs qui manquent à leurs devoirs généraux peuvent non seulement être destitués mais se voir réclamer des dommages-intérêts et même à engager leur responsabilité personnelle pour les gestes posés au nom de l'entreprise si leur comportement équivaut à outrepasser leurs pouvoirs ou à en abuser. Par contre, s’ils respectent les normes susmentionnées et notamment s'ils agissent avec loyauté et faisant preuve d'un niveau adéquat de prudence, les administrateurs ne sont pas responsables personnellement des décisions prises ni même des erreurs commises de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions.

ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

18. DATE DES ASSEMBLÉES

Les directeurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.

19. CONVOCATION

Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d'administration. Elles seront tenues à tout endroit, de temps à autre désigné par le président.

20. AVIS DE CONVOCATION

L'avis de convocation de toute assemblée du conseil d'administration peut être verbal. Le délai de convocation sera d'au moins vingt-quatre (24) heures, mais en cas d'urgence ce délai pourra n'être que de deux (2) heures. Si tous les membres du bureau du conseil d'administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

21. QUORUM SUR VOTE

Une majorité des membres en exercice du bureau de direction devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du conseil d'administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.

OFFICIERS (ÈRES)

22. DÉSIGNATION

Les officiers(ères) de la corporation seront le ou la président(e), et le ou la vice-président(e), le ou la secrétaire, et les ou les trésoriers(ère).

23. ELECTION

Le conseil d'administration devra, à sa première assemblée suivant l'assemblée générale des membres, et par la suite lorsque les circonstances l'exigeront, élire les officier(ères) de la corporation. Ceux-ci celles-ci seront élus(es) parmi les membres du conseil d'administration.

24. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

En cas d'absence ou d’incapacité de tout(e) exécutif(ive) de la corporation, ou pour toute autre raison jugée suffisante par conseil d'administration, ce ou cette dernier(ère) pourra déléguer les pouvoirs de tel(le) officier(ère) ou à tout membre du conseil d'administration.

25 PRÉSIDENT(E)

Le ou la président(e) est l'officier(e) exécutif(ive) en chef de la corporation. Il ou elle préside toutes les assemblées du conseil d'administration et des membres. Il ou elle voit à l'exécution des décisions du conseil d'administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu'il ou elle exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil d'administration.

26. VICE-PRÉSIDENT(E)

En cas d'absence ou d'incapacité du ou de la président(e) le ou la vice-président(e) le ou la remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions, responsable de la surveillance des comités.

27. SECRÉTAIRE

Il ou elle assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d'administration et il ou elle en rédige les procès-verbaux, il ou elle remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il ou elle a la garde du livre des minutes et de tous autres registres corporatifs.

28. TRESORIE(ÈRE)

Il ou elle a la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il ou elle tient un relevé précis des biens et des dettes et des recettes et déboursés de corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il ou elle dépose dans une institution financière déterminée par conseil d'administration, les deniers de la corporation.

 

29. VACANCES

Si les fonctions de l’un ou de I’une quelconque des officiers(ères) de la corporation deviennent vacantes, par la suite du décès ou de résignation ou de toute autre cause quelconque, le conseil d'administration, par résolution pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet(te) officier(ère) restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d'officier(ère) ainsi remplacé(e).

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

30. ANNÉE FINANCIÈRE

L'exercice financier de la corporation se terminera le 31décembre de chaque année

RAPPORT FINANCIER

Le rapport financier annuel de la corporation préparé par le trésorier(ère) est adopté par le conseil d’administration et déposé ensuite à l'assemblée annuelle des membres.

31. LIVRES DE COMPTABILITÉE

Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de la corporation et seront ouverts en tout temps à l'examen du ou du président(e) ou du conseil d'administration.

32. EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d'administration.

33. CONTRATS

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation seront au préalable approuvés par le conseil d'administration, et, sur telle approbation, seront signés par le ou la président(e) et par le ou la secrétaire ou par le ou la trésorier(ère).

MODIFICATION AUX PRÉSENTS RÈGLEMENTS

Le conseil d'administration peut, dans les limites permises par la loi sur les compagnies, amender les présents règlements, les abroger ou en adopter de nouveau et à ces amendements, abrogation ou nouveaux règlements sont en vigueur dès leur adoption et le demeurent jusqu'à la prochaine assemblée annuelle des membres de la corporation, ou ils doivent alors être ratifiés pour continuer d'être en vigueur.

34. LIQUIDATION

En cas de liquidation de la personne morale ou de distribution des biens de la personne morale, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

Adoptés à Longueuil le, 22è jour d'avril 1987

Amendés le 19 avril 1989, le 2 avril 2003, le 7 avril 2008, le 26 mars 2012.

Révisés, rafraichis par Legros-St-Gelais-Charbonneau-Béchar. Avocat. Le 04 juin 2015 reçu le 10 juin 2015. Amendés et adoptés le 16 juin 2015